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如何编写章节型制度文件

来源:汉哲官网 最后更新:2019-01-29 11:12:59 作者:汉哲管理研究中心 浏览:2926次

章节型制度文件是指以分章列条式(章条式)为正文结构的、对较复杂、较多层次、较丰富内容的规章、规范进行系统、全面概述的制度性文件。章节型制度文件是企业规章制度中最为常见的一种文件形式。

一、概述

(一)章节型制度的具体标准

章节型制度文件,有比较简单的条款式和比较复杂的分章列条式两种体式。对于内容较少、比较简单、篇幅较短的规章制度,采用条款式体式;对于内容较多、比较复杂、篇幅较长的规章制度,采用分章列条式体式。

撰写章节型规章制度,首先要根据文种的需要和内容的层次决定正文要采用的体式:

- 条款式体式适用于内容只有一层或两层关系的规章制度;

- 分章列条式体式适用于较重要、重大的制度,以及内容层次在三层以上(包括三层)的制度,各层次分别用则、章、节、目、条、款、项等表示。

(二)章节型制度的类型

章节型制度是一个总称,它包括条例、规定、办法、章程、制度、规则、守则、须知、公约等;另外,标准、准则、规范、补充规定等也属于规章制度。各种不同类型的规章制度,适用不同的范围、不同的需要、起着不同的作用,其制发者也不一样,其中,最常见的是章程、条例、办法、规则、规定、细则、制度、守则、公约。

(1)章程:是指机关、团体制定的纲领性文书,对对组织的宗旨、性质、任务、机构、成员和活动规则作出规定的文书,应由该组织的代表大会讨论通过后实行,如:《中国语言学会章程》。

(2)条例:是由国家机关制定或批准的、规定某一事项或某机关团体的组织与职权的、带有法规性质的文书,如《会计人员职权条例》、《企业职工奖惩条例》等。       

(3)办法:是针对某项工作或某一方面的活动作出的比较具体的规定,如《实行科技人员交流的办法》、《国家行政机关公文处理办法》,等等。

(4)规则:是机关团体、企事业单位为维护公众利益而对某一事项所制定的原则性规定,如《城市交通规则》。

(5)规定:是对某一事项制定的具体的法规性文书,如《关于提高知识分子待遇的若干规定》。         

(6)细则:是为了贯彻执行条例中某条款或某几条条款所专项制定的详细规则。

(7)制度:是针对社会组织或某些范围、某一事项作出的相对规范、具体的,具有强制性的行动准则。

(8)守则:是对要求特定群体共同遵守的道德和行为规范进行说明的文书,如《员工守则》、《学生守则》,等等。

(9)公约:是在自觉的基础上共同商定的、对某一事项的具体行为要求,如《卫生公约》。

(三)章节型制度的特点

(1)行文的严谨性。章节型制度多数是比照相关的法令、政策编写,行文风格严谨,是最严肃的制度形式。

(2)逻辑的严谨性。章节型制度的章节逻辑严谨,规范。

(3)内容的规范性。章节型制度的内容相对规范,每个章节所表述的要点基本固定,表述方式相对规范。

(四)章节型制度的作用

首先,章节型制度可以规范员工的行为,规范企业管理。有着全面、完善的规章制度的企业,员工工作积极性可以得到广泛调动,不会出现有人干的工作少而拿到和平日经常加班的同事一样多的薪金待遇,对于员工来说,最注重的因素就是公平,而公平恰是依靠制度来体现的。

其次,章节型制度的使用,有利于实现组织的方针和目标,企业在经营活动中必然会制定各种经营目标,章节性制度文件提供了完善的内部控制内容,可以增强企业的管理功能,使得各类信息在企业内畅通无阻地传递并及时反馈,防止偏离企业经营目标的行为出现,如果出现,也可以立即发现并反馈到各级管理机构,从而及时采取纠正行动。

最后,章节型制度的使用,有利于提高工作效率。规章制度要求组织内部各职能部门的工作相互协调和制约,通过业务授权使组织的各个部门明确工作范围、职权、职责,使各部门各司其职,减少不必要的请示和报告环节,避免相互推委的情况。当业务呈现出不正常的迹象时,也可以根据制度的要求及时进行处理。       

二、制订原则

任何制度的制订过程都要遵守一定的原则,章节型制度文件制订时需遵循以下原则:

1.系统原则:按照系统论的观点来阐述企业的系统功能和管理制度体系,深入分析各项管理活动和管理制度间的内在联系,从根本上揭示影响和决定企业管理效率的要素和原因。

2.遵循流程原则:业务流程决定组织的运行效率,按业务的需要和自然顺序来设计管理流程,以流程为主导进行制度建设,符合流程管理的基本思想。

3.以人为本原则:企业的构成要素,中人是最关键、最积极、最活跃的因素,企业的计划、组织、领导、控制活动都是通过人这个载体来实现的,只有在制度的各环节中充分发挥了人的积极性、创造性,企业才能达到目标。因此,制度文件的设计必须以人为本,利于大众使用。

4.稳定性与适应性结合原则:企业管理总是要不断否定管理中的消极因素,保留管理中的积极因素,并不断吸收先进的内容和经验,进行自我调整、自我完善,以适应企业内外部环境的变化,这就要求制度既具有稳定性,又具有适应性,从而保证制度本身的科学、严谨、实用。

三、文体结构与写作要求

(一)章节型制度的文体和内容结构包括:

(1)标题:章节型制度的标题一般以“单位名称+内容+文种”的方式命名,如:《宁波市房地产市场管理细则》。单位名称,可以是规章制度适用的单位或范围,也可以是制定或颁布规章制度的单位名称。

(2)正文:章节型规章制度的正文,一般有两种形式:

? 分章列条式(章条式):即:将规章制度的内容分成若干章,每章又分若干条。第一章是总则,中间各章叫分则,最后一章叫附则。

? 条款式。这种制度只分条目、不分章节,适用于比较简单的规章。一般开头说明缘由、目的、要求等;在主体部分,分条列出规章制度的具体内容,其第一条相对于分章列条式写法的总则,最后一条相当于附则的写法。

(二)章节型制度的写作要求包括:

(1)体式的规范性。章节型规章制度在一定范围具有法定效力,因此,在体式上较其他事务文书更具规范性。

(2)格式的层次性。章节型规章制度用语简洁、平易、严密,不论是章条式还是条款式,本质上都是采用逐章条的写法,条款层次由大到小依次可分为七级:编、章、节、条、款、目、项,最为常见的以章、条、款三个层次组成。

(3)内容的严密性。章节型规章制度需要人们遵守其对特定事项的要求,因此,其内容必须具有预见性、科学性、严密性,必然要通盘考虑,否则无法遵守或执行。

四、章节型制度的形式及内容

章节型制度文件主要包含标题、正文两个部分,如有需要,也可以加上制发单位和日期部分。

(一)标题

标题主要有两种构成形式,一种是以适用对象和文种构成,如《保密制度》、《档案管理制度》;另一种是以单位名称、适用对象、文种构成,如《××大学校产管理制度》、《××市工业局廉政制度》。

有些制度加上“基本”一词,如“基本规程”、“基本制度”等,表示这是带有普遍性、原则性的规定。有些制度则有“试行”、“暂行”、“草案”等字样,表示这些规章制度颁发时还不完全成熟,未来很有可能在执行中进行修订、补充和完善。

(二)正文

章节型规章制度的内容分成若干章,每章又分若干条。第一章是总则,中间各章叫分则,最后一章叫附则。

1.总则

总则,一般写原则性、普遍性、共同性的内容,包括制度依据、制定目的(宗旨)和任务、适用范围、有关定义、主管部门(该项有时也可视具体情况置于分则或附则中)。

2.分则

分则,是指接在总则之后的具体内容,通常按事物间的逻辑顺序,或各部分内容的并列顺序,或工作活动的先后程序,或惯例而分条列项,集中编排。如:奖惩办法中,表述奖惩条款的条文可在每分则的最后出现,也可单独构成罚则(或奖罚则),放在各分则的最后。

3.附则

附则,包括的主要内容则包括执行程序与方式,有关说明(该文书与其他文书之间的关系,规定附件的效用、数量以及不同文字文本的效用等),施行日期等。 

(三)制发单位和日期

如有必要,可在标题下方正中加括号注明制发单位名称和日期,其位置也可以在正文之下,相当于公文落款的地方。

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